Folyamatmenedzsment

A folyamatmenedzsment a vállalati folyamatok és a szervezet állandó hozzáillesztése a vevői igényekhez és a tágabb értelemben vett környezeti elvárásokhoz.

„A folyamatok termelik meg azokat az eredményeket, amelyeket a vállalat eljuttat a fogyasztókhoz.”

Dr. Matos Zoltán, az MVM elnöke szerint „nemcsak mérnünk kell a folyamatok kulcs paramétereit, hanem az elvárások megfogalmazásával és ösztönzők hozzáillesztésével biztosítani kell a folyamatos fejlődést is.”

Jellemzői

Napjainkban a vállalatok nem csak folyamataikat gondolják újra, hanem egyre többször irányítási rendszerüket is igyekeznek a folyamatok állandó megújításának, a hatékonyságnak, a minőségjavításnak a szolgálatába állítani. A folyamatmenedzsment-koncepcióval szembeni elvárások:

• Tartósság: A folyamatmenedzsmentnek hosszú távon kell biztosítania a teljesítményt. Rövidtávú folyamatmodellezés, vagy folyamatoptimalizálás nem nevezhető folyamatmenedzsmentnek, valamint csak kis mértékben javíthatja a vállalat teljesítményét.
• Minden ágazatban való alkalmazhatóság: Az igazán eredményes folyamatmenedzsment-koncepció nem függhet az iparági keretektől. A termelő vállalatoknak ugyanúgy nagy hangsúlyt kell fektetniük a folyamatokra, mint a közszférának.
• Növelni kell az eredmény szempontjából kritikus folyamatokat: Az új folyamat-koncepciót a vállalat üzleti modelljének megfelelően kell kialakítani. Ezek alapján nagy hangsúlyt kell fektetni az innovációs, a működési és piaci folyamatokra.
• Különböző vállalati helyzetben alkalmazhatóság: Erőteljes üzleti nyomásnál gyors átszervezésre van szükség, egyes esetekben viszont a lassú változás is elegendő. Ezt mindig az adott vállalati szituáció dönti el.
• Fokozatos bevezetés: A folyamatmenedzsment-koncepcióhoz a szervezeti kultúrának is adaptálódnia kell. Ehhez azonban időre van szükség, mely inkrementális folyamatmenedzsment bevezetés igényel.

A folyamatmenedzsment-koncepció elemei

A folyamatok átláthatóságának biztosítása

ezáltal lehetővé válik a folyamatok mélyebb elemzése, illetve annak megértése, hogy miképpen járulnak hozzá a fogyasztói értékhez.

Folyamatátalakítás

a meglévő folyamatok megváltoztatása, illetve újak létrehozása.

• Átszervezés, újjászervezés: radikális folyamatátszervezések. Akkor történik, amikor egyszerű folyamatoptimalizálás már nem elegendő. Általában felülről lefelé (top-down) történő, menedzsment által irányított átalakításról beszélünk.
• Üzleti folyamatok optimalizálása: A meglévő folyamatok gyenge pontjainak megtalálása és kezelése. Apró lépésekkel történő folyamatfejlesztésről beszélhetünk, ahol az érintetteket (pl.:munkavállalókat) is bevonják a változtatásokba.

Folyamatirányítás

azon eszközök összessége, mely hosszú távon biztosítja a folyamateredmény fenntartását, illetve annak javítását.

• Teljesítménymérés és folyamat-beszámoló: a fenti folyamatirányításhoz szükséges, folyamatokról szóló információk előállítása, illetve rendszerezése.
• Folyamat-kontrolling: a teljesítménymérésre épül. Az előre meghatározott stratégiai és operatív célok elérésében segít, kiemelve a folyamatok terv és tény adatai közötti különbséget. (Bővebben lásd: Kontrolling)
• Folyamatszervezet és –felelősség: szükséges kialakítani olyan munka és felelősségköröket, melyek segítséget nyújtanak a folyamatirányítás és folyamat-kontrolling végrehajtásában. Fontos, hogy e felelősségi körök nem térhetnek el nagyban a vállalat szervezeti struktúrájától.

A folyamatteljesítmény növelésének útjai

Szervezési megközelítések

• Az üzleti folyamatok újjáalakítása (BPR): valamennyi folyamat, feladat újragondolását követeli meg, beleértve az üzleti folyamatok radikális átalakítását.
• X-engineering: a BPR továbbfejlesztése, célja a tevékenységek radikális újragondolása a vállalatokon átívelő folyamatokat tekintve.
• Üzleti folyamatok optimalizálása: a BPR-ral ellentétben, a meglévő folyamatok tökéletesítése a cél, az érintettek (különösen az alkalmazottak) aktív bevonásával.
• Átszervezés: A vállalat üzleti modelljének, szervezeti felépítésének és folyamatstruktúrájának megváltoztatása. (Bővebben lásd: Szervezetalakítás)

Minőségmenedzsment-irányzatok

• Teljes körű minőségmenedzsment (TQM): célja a vállalat valamennyi folyamatának, illetve a teljes szervezeti gondolkodásmódjának a középpontjába a vevők elvárásait és elégedettségét állítsa. Ezáltal nem csak a termékre, de a menedzsmentre, alkalmazottakra is kiterjeszti a minőségorientációt.
• Hat szigma (Six Sigma): célja a folyamateredmény célértékétől való eltérések elemzése és befolyásolása.
• Kaizen: célja az összes alkalmazott bevonásával a folyamatos tökéletesítést támogató vállalati kultúra létrehozása.

Tervezési és irányítási megoldások

• Kvalitatív folyamatmenedzsment: célja, hogy a vállalati értékláncot a minőség, az idő, a költségek, illetve a fogyasztói elégedettség figyelembevételével irányítsa, ehhez szervezési és kontrolling eszközöket vesz igénybe.
• Folyamatköltség-menedzsment: célja a költséghelyeken átnyúló folyamatok megragadása, irányítása, elszámolása. (Bővebben lásd: Folyamatköltség-számítás és Szervezetalakítás)

Források

• Hammer, M. (2001). The Agenda. New York
• www.ifua.hu
• Hammer, M. – Champy, J. (2001). Reengineering in the Corporation: A Manifesto for Business Revolution. New York
• Champy, J. (2002). X-Engineering the Corporation. New York
• Kieninger, M. (1998). Reengineering und prozessoptimierung, in IFUA Horváth and Parter (Hrsg.), Prozesskostenmanagement, München.
• Bodnár V. – Vida G. (2008). Folyamatmenedzsment a gyakorlatban. IFUA Horváth and Partners Kft., Budapest.
• Rothlauf, J. (2004). Total Quality Management in Theorie und Praxis, München.
• Imai, M. (2002). Kaizen. München
• Gaitanides, M. et al. (1994). Prozessmanagement München.
• IFUA Horváth and Partners (2009). Controlling- út egy hatékony controlling rendszer felé. Complex Kiadó, Budapest.