Útnyilvántartás

Az útnyilvántartás olyan bizonylat, amellyel a céges autó hivatali, illetve üzleti utazásait van lehetőség elszámolni. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartáson a költségek elszámolása az üzemanyagszámlák alapján történik. Az útnyilvántartásnak egy esetleges ellenőrzés során naprakésznek kell lennie. Az útnyilvántartás vezetését korszerű útnyilvántartó programok segítik.

Útnyilvántartás vezetésére kötelezettek

• A magánszemély (egyéni vállalkozó) a jövedelemszerző tevékenységhez használt gépjármű költségelszámoláshoz útnyilvántartás vezetésére kötelezett, amennyiben nem az 500 km-es átalányadózást választja (mindenképp cégautóadó köteles)

• Háziorvos csak akkor mentesül a praxisához használt autó cégautóadójának megfizetése alól, ha útnyilvántartással bizonyítja menetteljesítményét

• Cégeknek, céges tulajdonban lévő autókra nem kötelező az útnyilvántartás vezetése (mindenképp fizetnek cégautóadót), de a gyakorlat azt mutatja, hogy a költségek bizonyításához nagyon ajánlott mégis útnyilvántartást vezetni a biztonság kedvéért

• 2012-től a cégautóadót drasztikusan megemelték, viszont ez kiváltható kiküldetési rendelvénnyel
• Már egyszemélyes Kft.-k és Bt.-k is használhatják a kiküldetési rendelvényt, megspórolhatják a cégautóadót
• 2012-től a bérelt illetve lízingelt autók áfatartalma újra levonható, viszont a használatot útnyilvántartással kell alátámasztani
• Magánautók céges használata után komoly összegű cégautóadót kell fizetni, kivéve ha kiküldetési rendelvényen vannak a költségek elszámolva
• Aki kilépett az EVA körből, annak szüksége lehet útnyilvántartó programra
• Bérelt illetve lízingelt autók áfa-visszaigénylése esetén (járulékos szolgáltatásokhoz tartozó tételek áfáját is) útnyilvántartással kell bizonyítani a céges/magánutak arányát, a céges rész után lehet arányosan visszaigényelni az áfát. 2013-tól a fenntartáshoz szükséges költségek áfatartalma is arányosan visszaigényelhető, ráadásul 2013. július 1-től a cégautóadóból a gépjárműadó is levonható.
• 2019-től megjelent az "átalányadó", ezzel útnyilvántartás nélkül is le lehet vonni a lízing- és tartós bérlet ÁFA-jának 50%-át. Útnyilvántartással továbbra is akár 100% levonható (a céges utak arányában), de ehhez továbbra is útnyilvántartás vezetése szükséges.

Az útnyilvántartás kötelező adatai

Minden útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

• a gépjármű típusát
• a gépjármű forgalmi rendszámát
• a fogyasztási normát
• az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
• az utazás időpontját
• az utazás kiindulópontját
• az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
• a megtett kilométerek számát tételesen
• tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát

Útnyilvántartás nyomtatási minta 2021

Az útnyilvántartás vezetésének módjai

• papíron, erre alkalmas nyomtatványon
• Excelben
• GPS nyomkövető berendezés által vett adatokból
• útnyilvántartó programmal
• mobil alkalmazás segítségével

Az útnyilvántartó program

Az útnyilvántartó program segíti és gyorsítja az útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény elkészítését.

Az útnyilvántartó program gyártók egy része igyekszik a mindenkori jogszabályoknak megfelelően a felhasználót segíteni az aktuális bizonylat kifogástalan elkészítésében, hogy egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során ne keletkezzen büntetés.

Az útnyilvántartó programokban foglalt adatok illetve a programok funkciói

• általános jogszabálykövetés
• havi NAV (APEH) üzemanyagárak
• fogyasztási normák (alapnorma-átalány)
• autók fogyasztási adatai
• autók főbb adatainak nyilvántartása
• munkaszüneti napok
• fogyasztási korrekciók számítása
• kilométer-óra állás rögzítése
• nyomtatható kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás
• adatmentés
• külföldi utak kezelése
• körutak kezelése
• partnerimportálás
• tankolások rögzítése
• logikai ütközéseket figyelő algoritmusok
• autó-partner összerendelés
• számítógépes hálózatban való munka támogatása
• partnerek távolságszámításához szükséges algoritmus
• mobil alkalmazás támogatása

Az útnyilvántartó programok fejlődése

• kezdetben papíron kézzel vezették az útnyilvántartást, számolgatták a partnertávolságokat
• később nyomtatványon ugyanígy
• az 1990-es években megjelentek az első útnyilvántartó programok, ezek főleg a bizonylat összeállításában segítettek, alig volt előrelépés a nyomtatványboltos összeállításnál
• az 1990-es évek végén az útnyilvántartó programok már a városok között tudták számolni a távolságokat beépített címadatbázis segítségével, azonban ez sosem volt pontos, és csak egyesével tudott távolságokat számolni
• szintén az 1990-es évek közepétől / végétől akik nem ismerték az útnyilvántartó programok előnyeit, azok Microsoft Excel táblázatban állították össze bizonylatukat. Ennek érdekessége, hogy sokan a mai napig ezt használják főleg "takarékoskodási" okokból
• a 2000-es évek elején már létezett külső térképes, de háztól-házig távolságszámoló útnyilvántartó program
• 2003 környékén jelent meg az első online, webes felületű útnyilvántartó program, de hamarosan meg is szűnt
• 2005-ben jelent meg a beépített térképes, már tömeges(!) távolságszámításra alkalmas útnyilvántartó program
• 2005 végén jelent meg az első és egyetlen olyan blog, amely kizárólag az útnyilvántartás témájával foglalkozik
• 2008-tól jelentek meg a beépített térképes megoldás ötlete alapján az annál jóval egyszerűbb, kevesebbet tudó (partnertávolságok számolása csak egyesével) Google Maps integrációval megoldott, PC-n futó útnyilvántartó programok. Habár egyértelműen a PC-s programok hódítanak, már népszerűek az online webes felületen elérhető programok is.
• 2013-ban megjelent iPhone-ra, Androidra és Windows Phone-ra (mobil platformokra) útnyilvántartó app,
• 2018-ban megszűnt a Windows Phone verzió, mivel a másik két platform dominálja a világpiacot,
• szintén 2018-ban jelent meg olyan Online útnyilvántartó program, amely az önálló webes felülete mellett saját mobil alkalmazással is rendelkezik, ami útközben automata rögzítési módokkal is képes rögzíteni és feldolgozni az utakat
• 2019-től már 70 logikai ütközést is ellenőriz és javít nyomtatás előtt a "beépített NAV-ellenőr", hogy a felhasználóknak biztosan NAV-álló útnyilvántartásuk lehessen.

Források

• Mobil útnyilvántartó program
• Útnyilvántartó program blog
• Útnyilvántartó program Archiválva 2013. március 18-i dátummal a Wayback Machine-ben
• Útnyilvántartás.lap.hu
• Útnyilvántartás szabályai